Im Schlußgespräch des Zertifizierungs-Audits werden insbesondere alle positiven, naturgemäß aber auch die negativen Beobachtungen vom Audit-Leiter vorgetragen und vom Co-Auditor ergänzt. Die Abweichungsberichte, die sich evtl. ergeben haben, werden vorgelegt. Nachdem sie inhaltlich vom QM-Beauftragten durch Unterschrift anerkannt wurden, müssen vom Unternehmen befristete Lösungszusagen gemacht werden. Je nach Schwere der Fälle wird ein Nach-Audit vereinbart bzw. genügen fristgerecht eingegangene Korrekturberichte bei der Zertifizierungsstelle.

(quality system review, revue du système qualité)

»Formelle Bewertung des Standes und der Angemessenheit des Qualitätssicherungssystems in bezug auf die Qualitätspolitik sowie auf neue Zielsetzungen aufgrund veränderter Umstände durch die Leitung der Organisation.« (DIN 55350, Teil 11, Stand Mai 1987, S. 10, Nr. 16)

»Eine nach Aufforderung abgegebene Bereitschaftserklärung eines Lieferanten, einen zustande kommenden Vertrag über die Lieferung eines Produktes zu erfüllen.« (DIN EN ISO 9001, Stand August 1994, Ziffer 3.2)

Anmerkung: Juristisch korrekt kann von einem zustande gekommenen Vertrag erst dann gesprochen werden, wenn ein Angebot des Lieferanten, ein Produkt zu bestimmten Bedingungen zu liefern, vom Besteller angenommen wurde. Das Angebot des Lieferanten ist eine Bereitschaftserklärung einen Vertrag über die Lieferung eines Produkts schließen zu wollen.

Angebotsprodukt

Wenn das QM-Handbuch erarbeitet und die Verfahrensanweisungen ein gutes Stück vorwärts getrieben worden sind, kann man sich bei dem Zertifizierer anmelden. Hierzu gehört, da man dies auch mit mündlichen Kontakten verbindet, eine Planung der Termine. Dabei ist zu berücksichtigen, daß die Verfahrensanweisungen mindestens für die 20 QM-Elemente zum geplanten Audit-Termin fertiggestellt und für eine gewisse Zeit in Kraft gesetzt sein müssen.

(scope; domaine d'application)

Ziffer 1 der DIN EN ISO 9001, August 1994, definiert den Anwendungsbereich der Norm dahingehend, daß sie anwendbar ist, wenn

Die Definition der Anwendung der DIN EN ISO 9002 ist naturgemäß um den Designanteil reduziert.

(QM-Arbeitsanweisung, AA)

Arbeitsanweisungen sind arbeitsplatzbezogene Vorgaben (Was ist in welcher Reihenfolge zu tun?) und besitzen im wesentlichen den Charakter einer Checkliste.

Der Einsatz einer Arbeitsanweisung ist sinnvoll, wenn trotz Erfahrung und Qualifikation des Mitarbeiters wiederholt dieselben Fehler gemacht werden.

Arbeitsanweisungen eignen sich auch als gute Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

In der Regel werden drei Audit-Arten unterschieden:

1.Produktaudit (Inspektion)

2.Prozeßaudit (Beurteilung)

3.Systemaudit (Gesamtbetrachtung)

Die Audit-Formen werden weiter unterschieden, z. B. internes und externes Systemaudit. Gelegentlich spricht man hier auch von Qualitätsaudit.

Normengrundlagen befinden sich in der DIN ISO 10011, Leitfaden für das Audit von Qualitätssicherungssystemen:

Teil 1, Juni 1992: Auditdurchführung

Teil 2, Juni 1992: Qualifikationskriterien für Auditoren

Teil 3, Juni 1992: Management von Auditprogrammen

»Der Lieferant muß für die Planung und Verwirklichung interner Qualitäts-Audits Verfahrensanweisungen erstellen und aufrechterhalten, um zu prüfen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und zugehörigen Ergebnisse die geplanten Festlegungen erfüllen, und um die Wirksamkeit des QM-Systems festzustellen.« (DIN EN ISO 9001, Stand August 1994, Ziffer 4.17, Absatz 1)

(quality auditor; auditeur qualité)

»Zur Durchführung von Qualitätsaudits qualifizierte Person.

Anmerkung: Ein zur Leitung eines Qualitätsaudits ernannter Qualitätsauditor wird «Qualitätsaudit-Leiter» genannt.« (DIN EN ISO 8402, August 1995, Ziffer 4.11)

Nach DIN ISO 10011 - Leitfaden für das Audit von Qualitätssicherungssystemen, Teil 2, 1991: Qualifikationskriterien für Qualitätsauditoren - sind die Voraussetzungen, die Auditoren erfüllen müssen, definiert. Zu den Kriterien zählen Schulbildung, Schulung, Erfahrung, persönliche Eigenschaften, Führungsfähigkeit, Aufrechterhaltung der Befähigung und Sprache. Ferner gibt es zusätzliche Kriterien für Audit-Leiter.

Zu internen Audits gibt Anmerkung 2 der DIN EN ISO 8402, Ziffer 4.9 eine Empfehlung, die sich sehr bewährt hat: »Qualitätsaudits werden durch Personen durchgeführt, die keine direkte Verantwortung in den zu auditierenden Bereichen haben, wobei es aber wünschenswert ist, daß sie mit dem betreffenden Personal zusammenarbeiten.«

Die Tätigkeit als Auditor muß mit dem Ziel der Verbesserung des Systems ausgeübt werden. Daher ist bei der Ursachenklärung nicht nach Schuldigen zu suchen, sondern nach Lösungen. Auditoren sollten daher zu partnerschaftlichem Verhalten ausgebildet werden.

Um die Erfüllung festgelegter Qualitätsforderungen und die Wirksamkeit des QM-Systems zu gewährleisten, müssen Qualitätsaufzeichnungen aufbewahrt werden (nach DIN EN ISO 9001, August 1994, Ziffer 4.16). Dazu gehören auch Qualitätsaufzeichnungen von Unterauftragnehmern.

Die Qualitätsaufzeichnungen müssen lesbar sein und so aufbewahrt werden, daß sie geschützt sind; des weiteren sollten sie jederzeit auffindbar sein.

Es ist wichtig, daß die Aufbewahrungsdauer von Qualitätsaufzeichnungen genau festgelegt und dokumentiert wird. Wo es vertraglich vereinbart ist, muß sichergestellt werden, daß die Qualitätsaufzeichnungen den Kunden oder seinen Beauftragten für eine fest vereinbarte Zeitdauer zugänglich gemacht werden kann.(DIN EN ISO 9001, August 1994, Ziffer 4.16, Abs. 3, Satz 2 und 3)

(purchaser; acheteur)

Nach DIN EN ISO 8402, August 1995, Ziffer 1.11 ist unter Auftraggeber der Kunde in einer Vertragssituation zu verstehen. Der Auftraggeber wird mitunter als die »business second party« bezeichnet. Die Formulierung der DIN-Norm ist nicht sehr ergiebig. Aussagekräftiger ist der Normtext zum Begriff des Kunden.

(contractor; titulaire du contrat/contractant)

Unter Auftragnehmer ist der Lieferant in einer Vertragssituation zu verstehen. Der Auftragnehmer wird mitunter auch als »business first party« bezeichnet. (vgl. DIN EN ISO 8402, August 1995, Ziffer 1.12)

Die Formulierungen der DIN-Norm sind nicht sehr ergiebig. Wesentlichere Aussagen werden unter den Definitionen zu den Begriffen Lieferant und Kunde gemacht, da die Lieferanten-Kundenbeziehung ein Kernstück der Normenphilosophie darstellt.

(record; enregistrement)

Nach DIN EN ISO 8402, August 1995, Ziffer 3.15 ist eine Aufzeichnung ein Dokument, das einen Nachweis über eine ausgeführte Tätigkeit oder über erzielte Ergebnisse enthält.

Eine Qualitätsaufzeichnung liefert einen Nachweis darüber, inwieweit die Qualitätsforderungen erfüllt werden (dies kann z. B. eine Aufzeichnung über die Produktqualität sein) oder über die Wirksamkeit eines Elementes des QM-Systems (z. B. eine Aufzeichnung über das QM-System). Qualitätsaufzeichnungen können jedoch auch auf Darlegung, Rückverfolgbarkeit sowie Vorbeugungsmaßnahmen und Korrekturmaßnahmen abzielen.

Eine Aufzeichnung kann aufgeschrieben oder auf einem Datenträger gespeichert sein.

Die Definition der DIN EN ISO 8402, August 1995, Ziffer 3.15 ist identisch mit der aus DGQ 11 - 14, Nr. 1.5.6.18.

Aufzeichnungen sind die Unterlagen für glaubwürdige Nachweise. Sie werden in der DIN EN ISO 9001 gleich in zwei Elementen angesprochen (in 4.5 Lenkung der Dokumente und Daten, ferner 4.16 Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen). Wegen der Bedeutung von Aufzeichnungen sind diese eindeutig und unverbindlich für die Abwicklung bei Änderungen und bezüglich der Aufbewahrungsfristen im QM-System zu definieren. In diesem Bereich werden in Audits oft Mängel vorgefunden, so daß hier sehr häufig Abweichungsberichte erforderlich sind.

Durch Vermittlung von Kenntnissen, Fertigkeiten auf einen bestimmten Lerninhalt vorbereiten. Das Thema Aus- und Weiterbildung nimmt einen hohen Stellenwert in der Thematik der ständigen Verbesserung ein. Der Unternehmer soll in einem sich dem TQM verschriebenen Management darauf bedacht sein, seine Mitarbeiter regelmäßig zu schulen und auszubilden bzw. weiterzubilden.

»Beschaffenheit der Ergebnisse von Tätigkeiten und Prozessen für ein oder mehrere Qualitätselemente bezüglich ihrer Eignung, die für die Ergebnisse vorgegebenen Forderungen zu erfüllen.« (DIN 55350, Mai 1987, Teil 11, S. 6, Nr. 10)

(scrap/waste)

»Fertigungs- und montagebedingtes Fehlprodukt, bei dem die Qualitätsforderung auch nachträglich durch Nacharbeit nicht erfüllt werden kann oder soll, und das für einen anderen Verwendungszweck unter angemessenen Umständen nicht verwendet werden kann.« (DIN 55350-11, August 1995, Nr. 16.2.1)

(interchangeability; interchangeabilité)

Unter Austauschbarkeit ist die Eignung einer Einheit zu verstehen, ohne Änderungen anstelle einer anderen benutzt werden zu können, um dieselbe Forderung zu erfüllen.

Oft wird im Hinblick auf eine genauere Spezifizierung von »funktionaler Austauschbarkeit« oder »maßlicher Austauschbarkeit« gesprochen.

Hinweis: Die angeführte Begriffsbestimmung von Austauschbarkeit gilt für qualitätsbezogene Normen. Im ISO/IEC-Leitfaden 2 ist das Wort »Austauschbarkeit« anders definiert.

Bei der Auswahl der Zertifizierer befindet man sich grundsätzlich in mehreren Schwierigkeiten. Ein Kriterium sind sicher die Kosten. Aber die Bandbreite des Marktes läßt diese Unterschiede insgesamt gering erscheinen, da in der Entwicklungsphase des Handbuchs und der Verfahrensanweisungen in der Regel die höheren Aufwendungen anfallen, insbesondere wenn man die internen Kosten berücksichtigt.

Wichtiger ist demnach, die Qualität des Zertifizierers zu erkennen. Neben wenigen großen Gesellschaften gibt es zahlreiche kleine, die vielfach Spezialisten in bestimmten Segmenten sind. In diesen Fällen ist die Entscheidung oft einfach. Vielfach begründet die Qualität auch den Ruf des Zertifizierers, der für den Auswählenden schon deshalb wichtig ist, da seine Kunden der Zertifizierung auch Anerkennung zollen sollen.

Grundsätzlich sind DIN-EN-ISO-Zertifizierungen international gültig. Daher kann auch eine ausländische Gesellschaft in Deutschland und eine deutsche im Ausland auditieren und zertifizieren. Insoweit sind vertragliche gegenseitige Anerkennungen gelegentlich ein weiteres Entscheidungskriterium.

Da aber weltweit die Maßstäbe der Akkreditierer nicht ausreichend harmonisiert sind, also von Land zu Land große Unterschiede bestehen, ist noch lange nicht jeder, der als Zertifizierer akkreditiert ist, für jedes Projekt geeignet. Zertifizieren ist zum Markt geworden, in dem z. T. mit recht unkonventionellen Methoden agiert wird.

»Qualitätsprüfung an Zufallsstichproben mit Entnahmehäufigkeiten und Stichprobenumfängen, die wesentlich bestimmt sind durch Kenntnis der bisher ermittelten Qualität sowie der Ungleichmäßigkeiten und Fehlerrisiken bei der Realisierung der Einheit. Anmerkung: Entnahmehäufigkeiten und Stichprobenumfänge können sich an genormte Verfahren oder Stichprobensysteme anlehnen.« (DIN 55350 Teil 17)